Avainsana: työpajat

Miten palvelumuotoilun pilottihankkeella menee?

Ensimmäinen etappi AKEpampaksen palvelumuotoilun pilottihankkeessa on nyt valmis, ja kaikki osallistuvat kirjastot ovat saaneet hyvän alun omissa kehittämisprojekteissaan. Hankkeeseen osallistuu kahdeksan kirjastoa koko AKEpampas-alueelta: Palosaaren kirjasto, Kruunupyyn kunnankirjasto, Lappajärven kunnankirjasto, Lestijärven kunnankirjasto, Vähäkyrön kirjasto, Nurmon kirjasto, Pedersören kunnankirjasto ja Vetelin kunnankirjasto.

Livekuvittajan poimimaa yhteenvetoa palvelumuotoilun teoriasta: palvelumuotoilu on kokeilevaa, osallistavaa ja nopsanketterää. Siin äotetaan huomioon asiakkaan näkökulma ja hänen saamansa arvo. Virheiden tekeminen on sallittua! Erilaisia työkaluja ovat esimerkiksi persoonat, asiakaspolut ja tuuppaus. Slogan voisi olla: Vähän puhumista, enemmän tekemistä!
Linda Saukko-Raudan yhteenveto, siitä mitä palvelumuotoilu on.

Hanke alkoi syyskuun 2021 lopussa kahdella palvelumuotoilun koulutuspäivällä, yhdellä suomeksi ja yhdellä ruotsiksi. Koulutuspäivät olivat avoinna kaikille alueen kiinnostuneille kirjastoille. Vierailevat luennoitsijat olivat kirjastoekspertti Päivi Jokitalo Kirtekstistä, Muotoilukeskus Muovan kehittämispäällikkö Miia Lammi, lehtori Elina Vartama Yrkeshögskolan Noviasta ja Tenure track professori Tuomas Harviainen Tampereen yliopistosta. Koulutuspäivien aikana osallistujat saivat oppia palvelumuotoilun perusteet, miten palvelumuotoilua voidaan käyttää kirjastokontekstissa ja miten palvelumuotoilua on käytetty erilaisissa kehittämisprojekteissa kirjastoissa, sekä Suomessa että muualla maailmalla. Päivät päättyivät työpajaan, jossa osallistujat saivat keskustella pienryhmissä päivän näkökulmista ja oman kirjaston mahdollista kehittämisprojekteista, ja siitä miten palvelumuotoilua voisi hyödyntää näissä. He jotka olivat saaneet inspiraatiota tehdä muutoksia omassa kirjastossa saivat koulutuspäivän jälkeen ilmoittautua mukaan hankkeeseen.

Kaksi ensimmäistä yhteistä työpajaa hankkeeseen osallistuville kirjastoille järjestettiin marraskuussa, yksi suomeksi ja toinen ruotsiksi. Tuomas Harviaisen johdolla osallistujat saivat kertauksen siitä, mitä palvelumuotoilu on, minkä jälkeen he pienryhmissä pääsivät keskustelemaan ja ideoimaan omaa kehittämisprojektiaan. Yhteisiin työpajoihin osallistui myös kuvittaja Linda Saukko-Rauta, joka dokumentoi keskustelut ihanien livekuvituksien muodossa.

Suomenkielisen työpajan keskustelua pähkinänkuoressa livekuvittajan poimimana. Esiin nousivat muun muassa viestintä, saavutettavuus, tilat, asiointipolut ja -rutiinit, opasteet ja ohjaus, palvelut sekä omatoimi. Informaation määrä ja saavutettavuus. Miten viestiä asiakkaille. Eri persoonat ja asiakaspolut. Yksinkertaistamisen tärkeys. Kaikki nämä asiat auttavat asiakasta toimimaan kirjastossa ja poistumaan tyytyväisenä.
Linda Saukko-Raudan yhteenveto siitä, mitä keskusteltiin suomenkielisessä yhteisessä työpajassa.

Kirjastokohtaiset työpajat alkoivat joulukuussa 2021, ja näissä työpajoissa kirjastot pääsivät syventymään omaan kehittämisprojekteihin syksyn yhteistyökumppanimme Tuomas Harviaisen kanssa. Työpajat jatkoivat tammikuussa ja helmikuun alussa vuoden 2022 yhteistyökumppanimme Muotohiomon kanssa. Tämän viikon aikana järjestetään myös kirjastojen toista yhteistä työpajaa (yksi suomeksi ja toinen ruotsiksi), missä he saavat oppia miten asiakkaat ja muut sidosryhmät voidaan ottaa mukaan prosessiin. Työpajan aikana kirjastot saavat myös kertoa omasta projektistaan, ja kuulla mitä muissa mukana olevissa kirjastoissa tehdään tällä hetkellä.

Jo ensimmäisillä koulutuspäivillä kävi selväksi, että monet kirjastot kamppailevat samantapaisien haasteiden kanssa ja pohtivat samanlaisia kysymyksiä. Nämä ovat muun muassa, miten parhaiten suunnitellaan ja markkinoidaan omatoimikirjastoa, kuinka tärkeä hyvä opastus on ja miten tavoitetaan asiakkaita jotka käyttävät kirjastoa harvoin, tai ei ollenkaan. Työpajojen aikana kävi vielä selvemmäksi, että monet ongelmat ja kysymykset ovat yhteisiä, ja että kirjastot voivat hyödyntää kuulla muiden kirjastojen kokemuksista.  

Aiheet, mihin kirjastot keskittyvät hankkeessa ovat laaja-alaisia, ja niitä menetelmiä ja ratkaisuja, joita kehitetään projektin aikana voidaan toivottavasti hyödyntää myös muissa kirjastoissa. Useat osallistuvista kirjastoista ovat jo ottaneet, tai ovat ottamassa, käyttöön omatoimipalvelua, ja keskittyvät tähän liittyviin asioihin. Muun muassa siihen, mitä pitää miettiä, mitkä ovat pelisäännöt ja miten suunnitella omatoimikirjasto niin, että se on mahdollisimman toimiva asiakkaille. Muutama kirjasto on samassa rakennuksessa kuin koulu tai esikoulu, ja jotkut jopa jakavat tilat näiden kanssa, ja haluavat kehittää tähän liittyen yhteistyömallin. Muut kirjastot keskittyvät muun muassa tiettyihin tiloihin, pieniin osiin palveluista ja markkinointiin. Työpajojen aikana keskusteltiin myös paljon muita asioita, esimerkiksi miten houkutellaan nuorisot kirjastoon, miten esitetään ja organisoidaan materiaalia, sekä opastuksia ja saavutettavuutta. 

Erivärisiä post-it -lappuja joiden avulla kerättiin talteen päivän aiheet ja teemat. Seinä toimi hyvänä muistitauluna!
Nurmon ensimmäisessä kirjastokohtaisessa työpajassa keskusteltiin monista erilaisista asioista.

Ensimmäinen kirjastokohtainen työpaja on nyt pidetty kaikille osallistuville kirjastoille ja ne ovat päässeet käyntiin omissa kehittämisprojekteissaan. Heillä on edessään lisää työpajoja vuoden aikana, ja työpajoista saatujen työkalujen ja vinkkien avulla he tekevät itsenäisesti töitä tapaamisien välillä. Nyt jo on tullut paljon hyviä ideoita ja ainakin me AKEpampaksessa odotamme innolla siitä, mitä muita ideoita ja ratkaisuja hankkeen aikana syntyy!

-Mikaela Lövdahl-